Guía completa de Flexo

Crear una factura

1. Ve a Facturas → botón Nueva factura.
2. Selecciona el cliente o créalo al momento.
3. Añade líneas: descripción, cantidad, precio unitario, tipo de IVA (21 %, 10 %, 4 % o exento) y retención IRPF si aplica.
4. Establece la fecha de emisión; el número se asigna automáticamente en orden correlativo.
5. Guarda como borrador o marca directamente como emitida.

Gestionar clientes

Desde Clientes puedes crear, editar y buscar clientes. Los campos de dirección son estructurados (calle, ciudad, provincia, código postal) para usarlos correctamente en los PDFs de facturas.

• No se permiten duplicados: el índice único está normalizado sobre el nombre.
• Si importas clientes desde Excel/CSV, Flexo hace merge inteligente de duplicados por nombre.
• Desde el detalle del cliente puedes ver todas sus facturas asociadas.

Régimen VeriFactu

Si estás obligado por la AEAT a emitir facturas verificables (Reglamento VeriFactu), activa el Régimen VeriFactu desde Mi empresa → Régimen VeriFactu (interruptor ON/OFF, reversible).

• Marca las facturas como listas para VeriFactu; Flexo calcula el hash encadenado (cadena de integridad — huella encadenada).
• Desde cada factura puedes ver y descargar el XML en formato VeriFactu.
• Mientras el Régimen VeriFactu está activo, las facturas en estado ready quedan bloqueadas localmente (no se pueden cambiar número, fecha, importes ni NIF).
• Registros con huella y encadenamiento según el formato del RD 1007/2023.
• El envío automático a la AEAT no está activo todavía: la generación del registro es local y la presentación se realiza de forma manual.

Presupuestos

Los presupuestos son entidades independientes de las facturas, con su propio PDF y ciclo de vida:

• Borrador → Enviado → Aceptado / Rechazado → Convertido
• Desde estado Aceptado, usa el botón Convertir en factura para generar la factura correspondiente automáticamente.
• Los presupuestos convertidos quedan marcados como convertido y no se pueden editar.

Enviar una factura por email

Desde la vista de una factura, el botón Enviar por email manda el PDF de la factura al correo del cliente. Si el PDF aún no existe, Flexo lo genera en ese momento antes de enviarlo.

• El cliente debe tener un email guardado; si no, añádelo en su ficha.
• También puedes compartir la factura con el botón Enviar por WhatsApp.

Duplicar una factura

En el Archivo de facturas, el botón Duplicar de cada factura crea una copia nueva como borrador, con la fecha de hoy y un número correlativo nuevo. Se copian cliente, líneas e importes; el estado VeriFactu se reinicia (la copia no hereda el bloqueo del original).

Importar facturas desde Excel o CSV

En Facturas, la tarjeta Importar facturas desde tu archivo permite cargar un fichero CSV o Excel. Flexo reconoce automáticamente columnas como fecha, número, cliente, base, IVA, IRPF y total, aunque cambien de orden o incluyan extras.

1. Pulsa Cargar CSV o Excel y elige tu fichero.
2. Revisa la previsualización (primeras filas) y los avisos de validación.
3. Pulsa Importar datos para confirmar.

Plantilla oficial opcional: fecha_emision, serie, numero, cliente_nif, cliente_nombre, descripcion, base_imponible, iva_pct, irpf_pct, total, estado.

Exportar facturas a CSV

Desde el Archivo de facturas, el botón Exportar CSV descarga todas tus facturas en un fichero de hoja de cálculo (número, serie, fecha, cliente, base, IVA, IRPF, total, estado…), listo para compartir con tu gestor.

Archivo de facturas

El Archivo de facturas muestra el histórico completo con un resumen de importes y volumen por periodo. Puedes buscar por número o cliente, exportar a CSV y duplicar cualquier factura.

Archivo de clientes

El Archivo de clientes reúne todos los clientes guardados. Puedes buscar por nombre o NIF, ver su facturación y el detalle de las facturas asociadas, y eliminar un cliente que ya no uses.

Registrar un gasto manualmente

1. Ve a Gastos → Nuevo gasto manual.
2. Introduce proveedor, número de factura del proveedor, fecha, importe total e IVA soportado.
3. Selecciona la categoría (material, servicios, viajes, suministros, etc.).
4. Guarda. El gasto aparecerá en el Modelo 303 del trimestre correspondiente.

OCR de tickets y facturas recibidas

Flexo puede extraer automáticamente los datos de un ticket o factura recibida mediante IA:

1. Ve a Gastos → icono de cámara / Escanear ticket.
2. Sube la imagen (JPG, PNG) o PDF del ticket o factura.
3. La IA extrae: proveedor, fecha, importe total, base imponible, IVA y método de pago.
4. Revisa los campos extraídos, corrígelos si es necesario y confirma para guardar el gasto.

Categorías y IVA soportado

Cada gasto tiene una categoría que determina su tratamiento en el Modelo 303. El IVA soportado registrado en los gastos se deduce automáticamente del IVA repercutido al calcular la liquidación trimestral.

Exportar gastos

Desde Gastos → botón Exportar CSV descargas todos los gastos en formato hoja de cálculo, listo para compartir con tu gestor.

Archivo de gastos

El Archivo de gastos es el histórico completo de tus gastos, con filtros rápidos por día, mes, trimestre y año. Desde aquí puedes editar o eliminar un gasto.

Ver el documento original de un gasto

Cada gasto guarda el documento original que subiste (foto del ticket o PDF de la factura recibida). En el Archivo de gastos, el enlace Ver original de cada fila abre ese fichero. Conservarlo es importante para la obligación de conservación fiscal ante la AEAT durante varios años.

Modelo 130 — IRPF trimestral

El Modelo 130 es la autoliquidación trimestral del IRPF para autónomos en estimación directa simplificada.

• Flexo calcula automáticamente: (Ingresos acumulados − Gastos deducibles) × 20 % − pagos anticipados previos = cuota del trimestre.
• Selecciona el trimestre y ejercicio para ver el desglose.
• Los datos provienen de las facturas emitidas y gastos registrados en Flexo.

Modelo 303 — IVA trimestral

Liquidación trimestral del IVA:

• IVA repercutido (de facturas emitidas) − IVA soportado (de gastos registrados) = cuota a ingresar o a compensar.
• Selecciona el trimestre y ejercicio en la página Modelo 303.
• El Modelo 330 es el resumen anual de operaciones con IVA.

Alertas y reservas IRPF

El Dashboard muestra en el panel fiscal:

• Reserva IRPF recomendada según ingresos acumulados.
• Estimación de la cuota anual de IRPF.
• Alertas de concentración de clientes (riesgo de dependencia).
• Facturas pendientes de cobro y meses de cobertura disponible.

Asistente IA

En cualquier página encontrarás el botón de chat con IA. Te ayuda a usar Flexo: cómo navegar, dónde están las funciones y cómo realizar tareas en la app. Responde según el contexto de la página activa. No es un asesor fiscal y no ofrece asesoramiento fiscal o legal personalizado; para dudas fiscales concretas, consulta con tu asesor.

Pagos fiscales

En Pagos fiscales llevas el registro de los pagos que ya has presentado: por trimestre y año y por modelo (130, 303, 349). Para el IVA puedes anotar un pago del Modelo 303 o, si ese trimestre no pagas pero dejas saldo a favor, una Compensación de IVA (303). Flexo te muestra el resumen por trimestre.

Es un registro para tu control; Flexo no presenta nada ante la AEAT: la presentación la haces tú.

Crear una comunidad

1. Ve a Fincas → botón Nueva comunidad.
2. Introduce nombre, NIF de la comunidad, dirección completa y número de portal.
3. Puedes gestionar múltiples comunidades desde el mismo panel de administrador.

Gestionar propietarios

Dentro de una comunidad, accede a Propietarios → Añadir propietario:

• Campos: nombre completo, piso/puerta, NIF, email de contacto, teléfono.
• IBAN: necesario para generar el fichero SEPA de domiciliación bancaria.
• Desde aquí puedes también enviar el enlace de acceso al portal al propietario.

Cuotas ordinarias y derramas

• Cuota ordinaria: cargo periódico (mensual, trimestral…) asignado a cada propietario.
• Derrama extraordinaria: importe puntual para obras, reparaciones o gastos imprevistos.
• Desde la lista de cuotas puedes marcar pagos y ver quién está al corriente o en estado moroso.

SEPA XML para domiciliaciones bancarias

Genera el fichero de cobro para tu banco:

1. Asegúrate de que todos los propietarios tienen IBAN configurado.
2. En la comunidad, pulsa Generar SEPA XML.
3. Descarga el fichero XML (norma SEPA COR1 — adeudo directo) y preséntalo en tu entidad bancaria.

Portal propietarios con acceso OTP

Cada propietario puede acceder a su portal personal de forma segura:

1. Desde Propietarios → Enviar acceso portal, el propietario recibe un email con un código OTP de 6 dígitos.
2. El propietario introduce su email y el código en /fincas-portal.html.
3. En el portal puede ver: estado de sus cuotas, deuda pendiente, historial de pagos e incidencias abiertas.
4. También puede reportar nuevas incidencias directamente desde el portal.

Gestión de incidencias

• Los propietarios reportan incidencias desde su portal (averías, problemas comunes, etc.).
• El administrador ve todas las incidencias en Comunidad → Incidencias.
• Estados: Abierta → En proceso → Resuelta.
• El administrador también puede crear incidencias directamente desde el panel.

Notificaciones: morosos y convocatorias

• Morosos: Notificar morosos envía un email de recordatorio de pago a todos los propietarios con cuotas pendientes.
• Convocatoria: Enviar convocatoria manda un email con el orden del día de la junta a todos los propietarios de la comunidad.

Actas con IA

En Fincas → Verbale (Actas):

1. Introduce los puntos del orden del día y los propietarios asistentes.
2. La IA genera automáticamente el acta formal en formato legal español.
3. Revisa, edita si es necesario y descarga el PDF del acta.

Informe anual de la comunidad

En la página de la comunidad, accede a Informe anual para obtener un resumen del ejercicio seleccionado: ingresos por cuotas, gastos de la comunidad, saldo y listado de morosos.

Diferencia entre planes

Actualizar al plan Pro

• Ve a Mi empresa → sección Suscripción → botón Actualizar a Pro.
• O pulsa el banner que aparece al alcanzar el límite mensual de facturas u OCR.
• El pago es seguro vía Stripe. Puedes cancelar en cualquier momento desde el portal de cliente.

Soporte

• Página Soporte: formulario de contacto directo con el equipo de Flexo.
• Botón IA disponible en todas las páginas para dudas operativas inmediatas.

Plan Fincas (suscripción aparte)

El módulo Fincas (administración de comunidades) tiene una suscripción propia, independiente del plan Pro: 19,99 €/mes o 169 €/año. Se contrata por separado y el pago es seguro vía Stripe.

Configurar los datos de tu empresa y el logo

En Mi empresa defines los datos que aparecen en tus facturas: nombre o razón social, NIF, dirección, email, teléfono, IBAN y el número desde el que empiezan tus facturas. El botón Subir logo añade tu logotipo, que se incluye en los PDF de las facturas.

En esta misma página está el interruptor Régimen VeriFactu (ON/OFF, reversible) para activar o desactivar ese régimen cuando lo necesites.

Descargar tus documentos y eliminar la cuenta

La opción Descargar mis documentos (en el menú) genera un ZIP con todos tus documentos para que tengas una copia tuya.

En Mi empresa, la sección Eliminar cuenta borra tu cuenta y tus datos (facturas, gastos, clientes, presupuestos y perfil). Es irreversible: tendrás que escribir ELIMINAR para confirmar. Si tuvieras facturas ya transmitidas a la AEAT, la cuenta no se puede borrar porque esos registros deben conservarse por obligación legal.